Suggerimenti per la classificazione di file e cartelle su PC e dispositivi mobili

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Foto Disordine Digitale o Digital Clutter

Fino a qualche tempo fa si diceva che gli uomini passavano buona parte della loro vita a cercare i propri calzini, e che le donne ne passavano altrettanto a rimproverarli. 

Foto Gestione dei dati, 2 scherme nella fotografia

Oggigiorno, uomini e donne hanno entrambi la testa sui loro telefoni cellulari e laptop, e invece di calzini persi, cercano file persi, foto mancanti, messaggi e messaggi di testo persi, e-mail perse e altri file persi nella massa di dati. 

 

Questo è chiamato disordine digitale o Digital Clutter.

 

Abbiamo dedicato questa lezione della serie di lezioni sull’alfabetizzazione digitale ad alcuni modi semplici ma efficaci per sbarazzarsi del disordine digitale.

Ovviamente questo elenco non è esaustivo. Quindi se ti vengono in mente altri punti che non abbiamo menzionato, sentiti pure libero di aggiungerli nei commenti.

L’organizzazione inizia da subito

Ti hanno inviato un file musicale tramite Telegram.

Ti è stata inviata una diapositiva educativa.

Hai visto e scaricato diversi file PDF da un sito web.

Decidi subito se avrai bisogno di questi file in futuro. In tal caso, rimuovilo dal software di messaggistica o dalla cartella di download del browser e spostalo nella posizione giusta.

 

Usa il cloud storage

[Lezione correlata: che cos’è l’archiviazione cloud?]

Alcuni di noi sono per lo più consumatori di file digitali.

Riceviamo, archiviamo e rivediamo musica, file PDF, foto e simili.

Altri invece si occupano della produzione vera e propria di questi file.

Coloro che producono essi stessi contenuti digitali spesso affrontano una sfida importante.

Hanno diverse versioni di ogni file.

Dopo un po’, il numero di copie aumenta.

A causa di più backup, diventa difficile determinare dove si trova l’ultima versione.

Non sono sicuri che l’ultima versione sia sulla chiavetta, sul laptop o su un disco rigido rimovibile che tengono in ufficio.

Sono praticamente costretti a conservare diverse copie di ogni file in modo che forse un giorno metteranno insieme queste versioni… 

Con l’archiviazione cloud, puoi accedere a una singola posizione tramite qualsiasi PC, cellulare e tablet, evitando di produrre più versioni inutili.

 

Oltre a utilizzare i servizi di archiviazione dati, il cloud può anche aumentare la sicurezza dei tuoi dati.

 

È importante denominare file e cartelle

Scarichi un file riguardante i dati sulla distribuzione di temperatura sulla Terra e lo salvi sul tuo computer come asderassfaasd_.pdf.

La persona che ha caricato il file sul sito probabilmente non ha avuto l’opportunità o, per qualche altro motivo, non ha scelto il nome corretto per il file.

È meglio cambiare il nome del file con un nome plausibile (ad esempio, Temperature_Distribution-Data.pdf) il prima possibile.

Potrebbero essere necessari alcuni secondi. Ma in futuro, trovare quel file sarà molto più semplice.

 

Non lasciare che lettere prive di significato e completamente automatiche invadano il tuo computer e lo spazio mobile.

 

Fai sempre attenzione alla creazione di cartelle

Sia che tu stia utilizzando un Mac o un desktop Windows o stia ascoltando musica tramite un’app mobile, hai la possibilità di classificare e creare cartelle.

 

Se hai venti libri in formato PDF con argomenti diversi, ha senso dividerli in due o tre sezioni diverse.

Se hai un centinaio di brani musicali, ha senso metterli in playlist diverse.

 

Se hai scattato molte foto con la tua macchina fotografica o fotocamera mobile, potrebbe essere una buona idea classificare le foto per soggetto, piuttosto che archiviarle tutte in un unico posto con la tua e-mail pubblica o la cronologia automatica della fotocamera.

Oggigiorno, di solito scattiamo alcune foto sfocate con l’inquadratura sbagliata prima di catturare una buona immagine con un telefono cellulare.

Quando il numero di foto aumenta, non riusciamo a trovare facilmente le vecchie foto.

Considera alcune cartelle con nomi specifici per attività specifiche

Deve essere successo a te di aprire un file Zip, leggerne il contenuto, e dopo averlo usato, lasciare i file creati in un angolo del tuo computer.

 

Oppure di copiare i file di installazione di un programma dal disco rigido portatile al computer e dopo l’installazione, lasciare i file originali da qualche parte.

 

Potrebbe essere una buona idea definire una cartella denominata e memorizzare al suo interno i file che stai attualmente utilizzando e che potrebbero non essere necessari utilizzare in seguito.

Puoi decidere di mettere solo i file in questa cartella, in modo che se lo spazio di archiviazione del tuo cellulare o computer è limitato, puoi eliminare tutti i file in questa cartella senza doverli rivedere.

Quanti file puoi mettere in una cartella del genere?

Chi lavora molto con il cellulare e il computer, a volte definisce anche più sottocartelle con nomi diversi. In questo modo tiene separati e ordinati anche i file che non servono più.

 

La directory Temp fa la stessa cosa per molti programmatori e utenti di computer.

 

Ora pensiamo a un altro scenario:

Supponiamo che ti venga detto che il tuo computer andrà in crash nei prossimi minuti.
Hai pochi minuti per eliminare i tuoi file importanti.
Dove sono archiviati questi file sul tuo computer?
Sono in un posto solo o sono sparsi in posti diversi?
Hai una directory chiamata Important e ogni volta che salvi i file, secondo lo scenario sopra, stabilisci se allocarli in) un sottoinsieme di Important?

Non dimenticare di usare i tag.

Negli ultimi dieci anni, l’uso dei tag è diventato molto popolare.

Se salvi un file musicale sul tuo telefono cellulare e lo ascolti tramite un’app, l’app probabilmente ti consentirà di selezionare più tag per esso.

Anche altri software hanno creato questa opportunità.

Avrai notato che, ad esempio, il software Word ti consente di definire uno o più tag per i file nel momento in cui vengono salvati.

Foto salvataggio nel word

Ogni volta che inizi a lavorare su un nuovo software, fai una piccola ricerca e vedi che tipo di funzioni di tagging ha per te.

Queste funzionalità possono aiutarti ad aumentare l’ordine e l’organizzazione dei tuoi file e cartelle.

Pratica:

 

Quali altri suggerimenti e consigli hai che ritieni possano essere utili ai tuoi amici?

Inoltre, se definisci e gestisci directory specifiche con scopi specifici e nomi specifici, spiega il tuo metodo ai tuoi amici.

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